電話応対の基本②
こちらから電話をかけるときには、相手が聞きやすい声のトーンと話し方やスピードを注意します。そして、用件をどのように伝えるかを、メモなどをして内容の整理をしておきましょう。朝や夕方など、相手が忙しい時間帯はできるだけ避けることが大切です。名指し人が不在の場合は、わかる人に代わってもらいます。わかる人がいない場合、「改めてかけ直す」「伝言を伝える」「折り返し電話をもらう」などの方法がありますが、通常はこちらからかけ直すのがマナーです。その際、名指し人が戻る時刻を聞くのを忘れないようにしましょう。留守番電話につながった場合は、すぐには切らず、名前と用件を録音します。これは、２回目以降の電話が留守番電話につながった場合も同じです。ただし、携帯電話は相手に料金が発生してしまうため、充分な配慮が必要です。電話は、相手の顔や表情が見えないコミュニケーションです。声や話し方だけで、印象が決まってしまいます。良い意味での″緊張感″は大切ですね☆★☆
